Mantenimiento funcional

Esta seccion reune los procesos periodicos, buenas practicas y verificaciones de datos maestros que el equipo de mantenimiento funcional debe ejecutar para mantener el sistema ordenado y confiable.

Procesos periodicos

Los siguientes procesos se recomiendan ejecutar con la cadencia indicada.

Diariamente

• Caja: verificar que todas las cajas del turno anterior quedaron cerradas.
• Caja (CryoBank): revisar cargos vencidos y notificar a los pacientes.
• Agenda: revisar citas del dia siguiente y confirmar bloqueos o incidencias.
• Bitacora: revisar eventos inusuales (reagendas, cancelaciones, errores) y escalar si aplica.

Semanalmente

• Pacientes: revisar pacientes desactivados y validar si conviene reactivarlos.
• Servicios: revisar servicios inactivos y considerar limpieza o reactivacion.
• Catalogos: revisar duplicados o valores inconsistentes.
• Permisos: revisar usuarios con nivel ADMIN o ALL y validar que sigue siendo necesario.

Mensualmente

• Banco de gametos: verificar consistencia entre la configuracion fisica y la del sistema.
• Caja (CryoBank): conciliar cargos generados contra cobros efectivamente realizados.
• Usuarios: revisar usuarios inactivos o con permisos excesivos.
• Notificaciones y automatizaciones: revisar reglas activas y resultados.

Trimestralmente

• Plantillas: validar que los medicamentos y referencias de las plantillas siguen vigentes.
• Medicamentos y componentes activos: limpiar catalogos obsoletos.
• Catalogos completos: auditoria de modulos, submodulos, etiquetas, grupos medicos, tipos.

Anualmente

• Parametros del sistema: revisar limites y reglas del banco de gametos, presentaciones, agenda y modulos.
• Sucursales y ubicaciones: validar la estructura fisica contra la estructura del sistema.
• Roles y permisos: reevaluar el modelo de permisos y los tipos de personal.

Validacion de datos maestros

Datos maestros son los catalogos que alimentan al resto del sistema. Mantenerlos consistentes es clave.

Dato maestro	Validacion sugerida
Modulos y submodulos	Verificar que cada submodulo pertenezca a un modulo activo.
Acciones del sistema	Confirmar que las claves de accion coincidan con las usadas en el codigo.
Etiquetas	Eliminar duplicados y consolidar nomenclatura.
Tipos de estudio	Confirmar que los dialogos de captura existan para cada tipo.
Tipos de personal	Confirmar que cada tipo tenga las acciones necesarias.
Grupos medicos	Validar que cada servicio y HCP tenga al menos un grupo.
Sucursales y ubicaciones	Confirmar que las sucursales inactivas no tengan ubicaciones activas.
Servicios	Validar que cada servicio tenga un grupo medico y un costo.
Medicamentos y variantes	Confirmar que las variantes tengan presentacion y al menos un componente activo.
Componentes activos	Estandarizar nomenclatura.
Plantillas	Validar referencias a medicamentos activos.
Presentaciones	Confirmar que el catalogo de contenedores siga vigente.
Recursos (conceptos de caja)	Confirmar que cada concepto este categorizado correctamente.

Buenas practicas generales

• Desactivar antes que eliminar. La desactivacion preserva el historial y permite reactivacion.
• Documentar cambios relevantes. Cambios de permisos, motivos de cancelacion, observaciones de bloqueo o notas de estudio deben quedar en bitacora o en campos de observacion.
• Asignar permisos minimos. Aplicar el principio de minimo privilegio a todos los usuarios.
• Estandarizar nomenclatura. Nombres consistentes en catalogos, etiquetas y plantillas evitan duplicados y mejoran la busqueda.
• Validar antes de eliminar. Antes de eliminar un registro, confirmar que no tenga dependencias. Si las tiene, desactivar.
• Revisar periodicamente las automatizaciones. Las reglas con webhooks rotos o servicios desactivados pueden afectar la operacion.
• Mantener la bitacora limpia. No ignorar errores recurrentes en bitacora; documentar y resolver.

Procesos criticos a validar regularmente

• Apertura y cierre de caja: confirmar que las cajas se abran y cierren correctamente, sin movimientos colgados.
• Generacion de cargos de CryoBank: confirmar que los cargos se generan al momento esperado y que se cobren en Caja.
• Notificaciones: verificar que las notificaciones configuradas efectivamente lleguen a los destinatarios.
• Automatizaciones: validar que las reglas se disparen con la frecuencia esperada y que el endpoint responda.
• Vinculacion CRM - Pacientes: al crear pacientes, validar que el sistema detecte coincidencias y permita vincular.
• Sincronizacion con Metabase: confirmar que los dashboards esten actualizados.

Escalamiento y soporte

• Errores recurrentes: abrir ticket con el equipo de soporte con captura, hora, usuario y accion realizada.
• Inconsistencias de datos: reportar a administracion con la consulta o el filtro que muestra el problema.
• Solicitudes de cambio: nuevas pantallas, reportes, catalogos o automatizaciones se canalizan a traves del equipo de producto.

Relacion con el manual

Este manual se actualiza modulo por modulo. Cualquier cambio en pantallas, flujos o permisos debe reflejarse en la pagina correspondiente. Si encuentras una pagina desactualizada, reporta a la persona responsable del manual.

Ademas de los modulos, hay una seccion de Atajos y herramientas que documenta utilidades globales como Spotlight, Bitacora de eventos, Cumpleanos del mes, Modo dia y modo noche y Mi perfil. Cualquier cambio en esos widgets debe reflejarse en la pagina correspondiente.